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如何开一个高效的例会?

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  例会,是每一个公司都会开的常规会议,如何开一个高效的会议,是很多人都希望能够做到的,但是纵观大多数的例会,都是一种零散的、主观的会议,很难达成实际效果,久而久之,成为一种鸡肋,成为不得不开、开了又没有效果的低效的管理方式!

  那么如何开一场高效的例会,笔者根据以往经验,给出一些建议,希望能够帮助到大家:
  1、例会需要开吗?
  例会毫无疑问是需要开的,但是既然是例会,例行的会议,就需要坚持开,千万别三天打鱼两天晒网,会议主管的坚持是关键;同时例会是一种仪式,仪式感是成功团队的一个象征!
  2、例会需要开多久?
  一般来说,如果每天都开的例会不超过30分钟;周例会不超过50分钟;月度会议不超过1.5小时;根据会议人数可以适当增减,但是上下别超过30%时间!
  3、例会都什么时候开?
  日例会每天早上正式上班前,比如店面,就在店面开门前半小时开始;周例会每周一早上最有效;月例会,每个月5日之前,因为例会就是简单总结加上下一步计划,如果太晚,就会显得很形式主义!
  4、例会三步走
  1)内容,要提前计划
  任何例会,都有常规内容,这一部分是参与者都要知道的,也就是汇报人和主管都需要非常清晰,这样大家都会提前准备,有助于开会效率,常规做法是将例会提纲提前发给大家!
  如果常规内容有变化,至少提前一天通知,这种流程看似有些刻板,但是也是一种有效的流程管理,切忌一问一答,每个人都不一样!
  2)要求计划,要条理清晰
  主管对于未来计划的布置,一定要非常的清楚,并且不能有太多的主题,而不是非常随意要求,不能出现每个人都不一样的要求;如果有个性化的问题,可以私下交流,因为例会还是解决大部分共性的问题!
  3)互动交流,解答问题
  互动交流是例会一个环节,一般来说这个时候可以快速回复一些问题,如果回复不出来,主管要给出后续答复时间,并且一定要在自己承诺时间内回复;这个时候千万别批评团队成员提出的问题,否者慢慢开会这个环节就没有人发言了,一定要鼓励,并且快速解决中间的问题,尤其是共性问题!
  5、例会注意事项
  1)主题不能太多
  一般来说,例会主题不超过3个,重点突出,主题太多,等于没有开,因为很少能够执行3件以上的重要的事情(一个人极限是同时做9件事,这是极为高效的人,现实生活中比较少见)
  2)要求要符合实际
  主管,是要对于业务非常熟悉和了解的,切忌给予漫无目的或者虚高的目标,毕竟例会只是解决眼前的短期的问题,而不是长期目标,所以例会如果长期过于虚无,就会让例会变成一个假大空的会议,让参会者都不重视,这是一件很可怕的事情!
  另外如果确实遇到没有准备的事情,也确实无法现场答复,需要实事求是,会后调研清楚再给准确的回答,切记不懂装懂,随意决定!
  3)别谈个人事情
  个人事务或者个人工作安排,不涉及集体的,不用在会议上去一对一讨论,比如个人工作行程、个人对于某一个同事的评价等,有些即使涉及工作,但是属于一对一范围内的或者涉及隐私的、批评某一个人的,都不用在会议上去公开说明,不利于集体工作的开展!
  6、优秀例会案例
  零售客户,笔者见过的优秀的晨会比较多,说一个10年前的吧,当时还是长沙天佑的晨会,因为笔者参加过数次!
  早上电脑城9:00开门,晨会8:30开始,开会区域分总说一下当天主要销售产品以及要求,大约5分钟,然后产品经理15分钟产品话术培训,5分钟提问交流,最后5分钟跳舞,结束欢快的歌曲舞蹈,然后分头到各个店面;晚上下班,还有20分钟不到总结会,主要就是各个店面说一下销售情况,有的店员也有被顾客训斥,心情不好,也会说一下,整个过程10-15分钟,分总会有2-3分钟总结和安慰,然后再是一首欢快歌曲舞蹈(和早上不同),一天接工作结束!
  其实零售店,店员主要就是执行,每天通过这两个例会,解决了当天重点工作问题,也解决了员工不良情绪问题,毕竟一天100个顾客接待,总会有一些不靠谱的,不良情绪一定不能过夜;这是我见过效率最高的例会,因为当时长沙天佑也是体系内最好的销售区域!
  当然以上建议,仅仅是对于一般成熟的公司比较实用,对于创业型团队,会有一定的教条性,但是坚持核心思想:条理清楚、review结果、重点突出、明确执行,一个例会就能有较好的效果,当然别搞的紧张兮兮上断头台一样,气氛一样很重要,甚至比任何事情都重要,尤其是对于现代的90后!

 

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